Cuando una sociedad cesa en su actividad, pero no es liquidada de manera definitiva, es importante recordar que debe cumplir con las obligaciones de las sociedades inactivas a las que está obligada por ley.

Razones para no liquidar una sociedad inactiva

En ocasiones, los empresarios optan por mantener la existencia de las sociedades inactivas con el objetivo de evitar el alto coste que supone el proceso de liquidación, tales como los aranceles por Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP), notarías y registros. Otra razón para no liquidarla es porque se espera poder reactivarla a futuro. 

La decisión de no disolver la sociedad reducirá las obligaciones contables y fiscales de la misma, pero no la eximirá de cumplirlas. El problema se presenta cuando esta forma de hibernación de la sociedad no se instrumenta de manera adecuada, incurriendo en incumplimientos fiscales.

Legalidad de las sociedades inactivas 

Es importante señalar que, según la Ley de Sociedades de Capital, toda firma que cese en su ejercicio, está obligada a su disolución, tras un período de inactividad superior a un año. 

No obstante, existen sociedades inactivas que incumplen dicha obligación, lo que puede acarrearles sanciones, tanto para la firma, como para sus socios y los administradores. 

El cese de actividad es posible, pero solo de manera temporal y al culminar el plazo de ley, los administradores deben convocar a una junta de asociados para definir su reactivación o, por el contrario el cese definitivo y liquidación de la sociedad. 

Cabe destacar que, la inactividad de una sociedad no la libera de sus obligaciones, las cuales en caso de ser incumplidas serán severamente sancionadas. Los deberes que una sociedad inactiva debe mantener al día, mientras no sea definitivamente disuelta y liquidada, son los siguientes:

Contables y mercantiles

El Código de Comercio establece que al igual que en una sociedad activa, se debe mantener toda la documentación mercantil: Libros oficiales, libro registro de socios, libros de actas, siendo los administradores los custodios de todos los documentos.

Con respecto a las obligaciones contables, se llevarán y presentarán los libros contables y cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil.

Obligaciones tributarias

El cese de una sociedad debe ser informada a la Agencia Tributaria. El plazo máximo para la notificación es de 1 mes, contado a partir del momento en que deja de operar.

No obstante, la sociedad inactiva, debe cumplir con la presentación anual del Impuesto sobre Sociedades; ingresos de retenciones sobre pagos de rendimientos y las declaraciones periódicas exigibles, aunque no exista actividad de carácter económico.

La sociedad inactiva, igualmente debe mantener la dirección electrónica donde recibir las notificaciones que les serán enviadas periódicamente por los diversos organismos de administración.

Seguridad Social

La sociedad debe informar a la Seguridad Social el cese de actividad a efectos de dar de baja a los empleados activos al momento del cierre.

Obligaciones ante terceros

Es importante que la sociedad comunique a otras oficinas de administración pública, privadas, autonómicas y locales, además a clientes y terceras personas, el cese de sus actividades.

Proceso para declarar una sociedad como inactiva

Dar de baja una sociedad no es fácil y el proceso exige un tiempo para llevar adelante cada paso hasta resolverse de manera correcta. Se exige cumplir con determinados requisitos legales para mantener la sociedad inactiva hasta que se tome la decisión de reactivarla o liquidarla definitivamente.

Censo 

Presentar ante la Agencia Tributaria, la declaración censal (modelo 036) dentro del mes siguiente a la fecha en la que se produzca el cese de actividades.

Impuesto sobre Actividades Económicas. IAE 

Si la empresa tributaba por IAE, se debe dar la baja en este impuesto consignando a la agencia tributaria el Modelo 840. El plazo para solicitar la baja es también de 1 mes después del cese de actividades.

En caso de haber pagado la cuota del IAE de todo el año, podrá solicitar por escrito, la devolución de la parte correspondiente al último trimestre en que no haya ejercido la actividad.

Sanciones ante el cese ilegal de una sociedad

El riesgo se presenta cuando no es debidamente notificado el cese de actividades de la sociedad dentro de los plazos establecidos o el incumplimiento de sus obligaciones.

El incumplimiento de las obligaciones con las entidades mercantiles puede acarrear sanciones económicas relevantes, tales como la prohibición de llevar adelante, cualquier acto mercantil de la sociedad.

La ausencia de declaraciones de impuestos, conllevará a la aplicación de sanciones por parte de la Agencia Tributaria, además de la posibilidad de una mayor atención y seguimiento en comprobaciones de la situación fiscal de la sociedad inactiva.

Posibilidad de revocación del NIF de la sociedad, lo que dificultará las operaciones de la sociedad en todo acto mercantil tales como la devolución mensual de IVA, obtención de certificados tributarios y el otorgamiento de documentos notariales.

La Agencia Tributaria podrá denegar la deducción de gastos, cuotas de impuestos pagadas por adelantado así como las cuotas de IVA.

Conclusiones

Se podría pensar que, al dejar inactiva una sociedad, ésta queda extinta automáticamente. La realidad es que deben pasar por un proceso de disolución y liquidación para cumplir con las normativas de la Ley de Sociedades de Capital y las impuestas por la Agencia Tributaria.

Dejar una sociedad inactiva para evitar los costes de disolución y liquidación, es definitivamente una decisión totalmente equivocada que podría acarrear sanciones mercantiles y fiscales en caso de incumplimiento de las obligaciones.

Se deben analizar a profundidad las acciones a tomar y definir antes de iniciar el proceso, si no existe la posibilidad de que con una buena gestión, que genere una mayor rentabilidad, se pueda evitar un cese de actividades. Esto será más beneficioso tanto para la empresa como para sus empleados que no se verán sin una fuente de ingresos.

En caso de la necesidad de cese de actividades, lo más conveniente, si no se prevé una reactivación, es liquidarla definitivamente sin pérdida de tiempo ni plazos de espera.

Las sociedades inactivas son consideradas elementos de distorsión de la economía de un país por el hecho de que, en ocasiones pueden ser utilizadas como mecanismo para la evasión de impuestos y fraudes a distintos entes públicos y hasta a terceros involucrados con las actividades de la empresa.