Toda empresa es susceptible de ser sometida a una inspección de Hacienda. Si tu firma no ha recibido aún una inspección de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), lo primero que debes considerar es que pueda tenerla en cualquier momento. ¿Estás preparado para recibirla?

Prepárate para la inspección

Durante todo el año, la Agencia Tributaria Española visita a las empresas para llevar a cabo las inspecciones que considere necesarias. Estas inspecciones se realizan con el fin de luchar contra el fraude. 

La mayoría de las veces, los problemas con Hacienda se originan por desconocimiento o inexperiencia, más que por haber cometido algún ilícito.

No solo los nuevos empresarios deben vigilar el no cometer errores en las declaraciones. Muchas veces un pequeño descuido, acarrea problemas a los más expertos. 

No tomes la visita de Hacienda como una calamidad, únicamente procura tener toda la documentación mercantil y tributaria al día. 

A la llegada de los inspectores, muéstrate tranquilo. Responde a todas sus preguntas de manera educada y profesional, pero sin hablar de más. Los inspectores de Hacienda siempre van a actuar con cortesía; te sugerimos les respondas con la misma actitud.

Documentación que puede ser inspeccionada

Cabe destacar que no es conveniente negarse a la inspección de la documentación de la empresa. Esta negativa puede conllevar a una calificación desfavorable y ser tipificada como: 

• Obstrucción o resistencia a la Inspección. 
• Presunción de omisión de registros y libros que podría determinar el incumplimiento de las obligaciones contables.

Documentación requerida:

Tributaria: Declaraciones, autoliquidaciones o solicitudes presentadas por los obligados tributarios.

Contabilidad: Libros, contabilidad principal y auxiliar, facturas, archivos informáticos, entre otros. De ahí que sea imprescindible llevar la contabilidad al día y ordenada.

Ten en cuenta que, durante el proceso de inspección la Agencia Tributaria podría solicitar justificantes de por ejemplo, tres o cuatro años. Este requerimiento podría ser una tarea compleja. 

Obliga a buscar en archivos antiguos, tal vez guardados en depósitos fuera de la empresa. Los originales podrían estar extraviados o dañados o simplemente mal archivados y en desorden.

Resultados de la Inspección

Al culminar la inspección de Hacienda, la AEAT, va a generar unos documentos públicos llamados diligencias. Estos son documentos visibles que llevarán tu consentimiento firmado.

Estas diligencias son reportes detallados de los resultados de la inspección. Si como representante de la empresa no estás conforme con lo manifestado en la diligencia, debes requerir que sean incluidas tus declaraciones. 

Infracciones y sanciones 

Existen dos tipos de infracciones: La ocultación de datos y el uso de medios fraudulentos. Y cada una de estas infracciones puede ser clasificada, según la normativa tributaria como leves, grave y muy grave. 

La Ley marca los límites para que se clasifique en cada uno de estos tres grados y la sanción que conlleva cada tipo de infracción. La sanción que se aplicará será proporcional a la calificación leve, grave o muy grave de la infracción. 

Ocultación de datos

Cuando no se presentan declaraciones, cuando las presentadas muestran operaciones inexistentes, importes falsos o que omiten operaciones, ingresos, rentas, bienes o cualquier otro dato que adultere la deuda tributaria. 

Uso de medios fraudulentos 

Incoherencias en la contabilidad y libros de registro y documentos falsos.

¿Cómo recurrir una multa?

Si la Inspección de Hacienda deriva en una multa para la empresa y se considera que no es justa y que además sé posible probar; se puede recurrir al recurso de reposición.

Este recurso permite solicitar una segunda revisión que tome en cuenta el alegato de la compañía. A estos alegatos se adjuntará la justificación que demuestre que la multa es injusta o incorrecta. El plazo de solicitud es de un mes desde la fecha de recepción de la notificación de cobro de la multa.

La solicitud de reposición de multa se presenta ante un organismo desvinculado del que emitió la multa para dar más imparcialidad a la resolución del caso.

Es importante señalar que una vez solicitada la reposición de la multa, la sanción queda suspendida hasta la resolución del caso. Por otra parte, la empresa nunca será castigada por recurrir a una multa. Si pierde el caso, no se le impondrá una multa más elevada.

La clave: El orden y control en la documentación de la empresa

La notificación de una inspección de Hacienda, es como tener la espada de Damocles pendiendo sobre nuestras cabezas. 

Gran cantidad de documentación que preparar y, no podemos negarlo, cierto temor a que el más mínimo error nos cueste una posible multa.

Antes de entregar a los inspectores la documentación, revisa las declaraciones de impuestos. Asegúrate de tener todos los recibos y facturas que respalda los ingresos y egresos que has declarado. 

El orden, la organización y disponibilidad de todos los documentos mercantiles y la contabilidad de la empresa, es vital para salir airosos de una inspección de Hacienda.