En el momento en que una sociedad cesa en su actividad y, por lo tanto, se declara inactiva, debe cumplir con algunas obligaciones fiscales con la finalidad de evitar posibles sanciones.

Resulta habitual encontrar este tipo de sociedades, en las que se evitan los procedimientos de disolución, con la idea de reducir las obligaciones contables y fiscales.

Sin embargo, en todos estos casos de cese de actividades se debe considerar la obligación establecida con claridad en la Ley de Sociedades de Capital, que exige la disolución y posterior liquidación de una sociedad al pasar más de un año sin actividades.

No tomar estas previsiones ocasiona que se incurra en un gran riesgo de sanciones, que recae sobre los Administradores.

Cumplimiento de obligaciones en una sociedad inactiva

Se entiende que una sociedad se encuentra inactiva cuando ha pasado un año de inacción. Es decir, cuando al pasar este tiempo no realiza sus actividades ordinarias y tampoco se ha disuelto.

Este escenario de inacción, no evita que se deban cumplir una serie de obligaciones que afectan estas circunstancias.

Contables 

La primera obligación, insoslayable, es mantener al día toda la documentación relativa a la organización. Es decir, los libros de actas, los registros de socios y los demás libros oficiales. Esta obligación recae en los administradores.

Al igual que si estuviera activa, permaneces la obligación de llevar y presentar cada año, ante el Registro Mercantil, los libros contables, para su depósito, con independencia del número de asientos contables que contenga.

Tributarias

Al cesar las actividades de una sociedad se debe comunicar a la Agencia Tributaria, mediante el prototipo de declaración censal (modelo 036). Para el acatamiento de esta información, la sociedad cuenta con un mes posterior al cese de actividades.

Sin embargo, debe seguir en el cumplimiento de la presentación anual del impuesto sobre sociedades, el modelo de ingresos y retenciones a cuenta y las declaraciones informativas que tienen carácter periódico.

De igual manera, se debe mantener activa una dirección electrónica, donde se puedan recibir las diversas notificaciones de los diferentes organismos.

Seguridad Social

En lo que se refiere a este ámbito, al cesar en sus actividades, persisten algunas obligaciones con la Seguridad Social. Estas consisten en que debe comunicar la situación a diferentes regímenes, con la finalidad de dar de baja a los empleados y administradores que han dejado de laborar.

Obligaciones ante otras administraciones y terceros

Con la finalidad de evitar posibles sanciones, también deben considerarse las comunicaciones ante las Administraciones estatales, locales o de cualquier otra índole. Estas acciones tienen el objetivo de cesar los efectos que pueda tener la sociedad con otras Administraciones.

En resumen, es frecuente encontrar sociedades que han quedado inactivas y por algunas circunstancias puntuales se evita su disolución y liquidación.

En estos casos, no toman en cuenta las obligaciones fiscales y contables, lo que conduce a sanciones. Resulta indispensable evitar estos manejos inadecuados, en los que se tiene la percepción de evitar gastos que suponen la liquidación de la sociedad.

Otras consideraciones

Siguiendo con las secuelas de publicar una sociedad inactiva, desde la fecha de cese de la actividad, no se puede producir factura y las facturas de costos recibidas no van a ser deducibles, de tal forma que no tendremos que exponer las declaraciones trimestrales del Impuesto al Valor Agregado ni el que corresponde resumen anual.

 La sociedad, aun inactiva, a medida que no se disuelva, sigue estando y por consiguiente debería llevar a cabo las obligaciones fiscales y mercantiles pertinentes. 

En este sentido tendrá que continuar realizando los pagos que tenga (por mínimos que sean), llevar la contabilidad, depositar los libros y cuentas anuales en el Registro Mercantil, sacar e ingresar las retenciones que correspondan y exponer el Impuesto sobre Sociedades. De lo contrario tienen la posibilidad de sancionar sin que el hecho de estar inactiva sirva de pretexto.

Referente a la presentación del Impuesto sobre Sociedades, se debería marcar la casilla 00026 de “Entidad inactiva”, lo cual deshabilita la contabilización de Pérdidas y Ganancias, de esta forma que el resultado del ejercicio debería recogerse en el balance de situación de manera directa contra el patrimonio neto. 

Aquello sí, únicamente marcaremos esta casilla una vez que la organización haya estado sin actividad a lo extenso de todo el lapso impositivo.

Como se puede ver, conservar una organización inactiva lleva una secuencia de costes asociados, tanto administrativos como económicos, lo cual hace aconsejable no quedar a lo largo de un largo tiempo en este caso. 

Además, en la situación de comunidades mercantiles, si la inacción se alarga a lo largo de bastante más de un año, hecho considerado como una causa legal de ruptura. El administrador responderá solidariamente de cualquier obligación social siguiente si en ambos meses siguientes a este plazo no convoca el comité general para que adopte el consenso de separación o si este es opuesto a la ruptura no solicita la separación judicial.

Por consiguiente, en dichos casos lo mejor va a ser pensar fríamente si merece la pena dejar la sociedad inactiva con vistas a reactivar la sociedad (mediante la presentación del modelo 036) o proceder a su ruptura y liquidación, que aun con los costes designados, a medio y largo plazo sale más rentable.