Resulta común, en la actualidad, encontrar sociedades mercantiles, en las que para evitar el proceso de disolución y liquidación, con los trámites y el alto coste que ocasiona, optan por mantener la existencia de la entidad.

Sin embargo, esta decisión puede acarrear diversas sanciones, que se derivan del incumplimiento de los deberes formales. En este sentido, cuando ha pasado un año sin actividad relacionada con el objeto social, se estima que la sociedad está inactiva. 

La ley de Sociedades de capital es muy clara al respecto, al establecer que en estas circunstancias, se debe proceder a ejecutar los trámites de la disolución y posterior liquidación. 

Es importante aclarar, que las sociedades pueden permanecer bajo un cese de actividades de manera temporal hasta por un año. Terminado este tiempo sin movimiento, los administradores deben convocar a la Junta para la disolución 

Si esta orden no es acatada, la Administración está en riesgo de incumplir las responsabilidades establecidas en la Ley de Sociedades de Capital. 

Es indispensable, que durante este periodo de cese de funciones, se cumplan las obligaciones fiscales, con la finalidad de evitar las sanciones. La acción recomendada es emitir una comunicación presentando la declaración censal de cese.

Por otra parte, si la empresa tributaba por IAE también debe comunicar, de inmediato, esta baja.

En este caso, recuerda que tienen el derecho de solicitar, de manera formal, la devolución de la cuota proporcional al trimestre en que tiempo que no haya ejercido actividad, de acuerdo con la fecha que comunico esta inactividad.

Trámites ineludibles en la disolución de una sociedad inactiva

A primera vista pudiera parecer que lo más sencillo es dejar la sociedad mercantil inactiva. Sin embargo, es una situación engañosa, ya que a largo plazo, las sanciones son graves.

Dentro de los trámites iniciales que deben promoverse está la redacción del acta con el acuerdo de disolución, con la presentación del modelo 600, la baja censal, las operaciones de liquidación y la confección del inventario

En relación con las deudas existentes, pudiera suceder que los socios estimen que la inactividad supone no pagar las deudas previas.

Es oportuno mencionar que al aprobar la inactividad si existen todavía deudas, estas derivan en responsabilidad para los administradores. 

Tal como lo establece la Ley General Tributaria los administradores son responsables subsidiarios de hecho o de derecho.

Quiere decir, los administradores que aparecen en las escrituras de la sociedad y así aparecen en el Registro Mercantil. Por otra parte, los de derecho, no aparecen ni en el Registro, ni en las escrituras, pero actúan como administradores frente a terceros

Obligaciones tributarias de las sociedades inactivas

IVA

Desde el momento que cesa la actividad no se puede emitir ninguna factura. Por otra parte, el IVA soportado tampoco será deducible. En este sentido, no es necesario presentar las declaraciones trimestrales del IVA, ni su resumen anual.

Sin embargo, si ha tenido algún tipo de actividad, en algunos de los trimestres del año, debe enterar estos trimestres.

Gastos deducibles

Al no existir actividad se eliminan los gastos deducibles, al no concurrir como vincularlos con alguna gestión.

Si existieran algunas retenciones deben liquidarse en los trimestres donde se ocasionen. De igual manera, se aplica para el mantenimiento de locales, oficinas, o cualquier otro inmueble, en el que se desarrolle actividad, Estos gastos en ningún caso serán deducibles.

Impuesto sobre Sociedades 

Persiste la obligación de presentar el IS, si a lo largo del periodo hubo un tiempo en el que la sociedad sí estuvo activa.

Cuentas anuales

Se mantiene la obligación de llevar la contabilidad, la legalización de los libros, y el depósito en el Registro Mercantil.

Baja en el RETA

La seguridad social obliga a dar de baja a todos los socios trabajadores y administradores.

Riesgo ante el cese de actividades 

Los administradores y socios deben tener muy claro que, la inactividad de una sociedad no exonera del cumplimiento de las obligaciones, contables, mercantiles y fiscales.

En la actualidad las Administraciones han actuado con firmeza en estas circunstancias con miras a reducir este tipo de escenarios que en muchos casos generan un elemento de distorsión y se ha utilizado como un mecanismo de defraudación.

En gran medida, para evitarlo se establecen sanciones elevadas, además del riesgo de eliminar la posibilidad de seguir operando en el área mercantil.

Dentro de los efectos negativos está el peligro de sufrir sanciones económicas por la falta de depósito de cuentas anuales.

De manera adicional, los terceros, que pudieran sentirse perjudicados, pueden reclamar a los administradores por su inacción.

Esto quiere decir, que para evitar sanciones económicas de envergadura, es conveniente y necesario cumplir con los deberes formales o de manera definitiva disolver y liquidar la sociedad.

A modo de conclusión, las sociedades que por diversas causas han cesado en sus actividades por un lapso superior a los doce meses deben disolver y liquidar la sociedad, salvo que esperen resolver algún inconveniente, para volver a funcionar. 

En todo caso, deben cumplir con los deberes formales, contables, tributarios y de seguridad social y así evitan las sanciones administrativas.