El Ministerio de Hacienda en España es el departamento de la Administración General del Estado, el cual se encarga de diversos aspectos, tales como los presupuestos y gastos, empresas públicas, empleo y formación de empleados públicos, además de procedimientos e inspecciones de servicios.

Es este último aspecto el que nos acerca en esta lectura, ya que a continuación le ofrecemos algunos consejos sobre cómo actuar ante una inspección de Hacienda en una empresa, ya que muchos contribuyentes desconocen el procedimiento y no saben cuál es la manera de afrontar la situación.

Son múltiples los motivos por los cuales Hacienda puede efectuar una Inspección a las empresas. Generalmente, estas se llevan a cabo con el fin de detectar irregularidades fiscales.

Asimismo, para verificar la procedencia de una devolución de IVA, a fin de comprobar la veracidad de la misma. De igual forma, los descuadres de Impuestos, considerando las declaraciones trimestrales y anuales.

Por otro lado, también se realizan a las empresas las inspecciones para revisar la realidad de los gastos deducibles, además de las operaciones intracomunitarias, y para revisar los Libros de Registros Obligatorios, entre otros.

En ocasiones las Inspecciones de Hacienda a las empresas finalizan de forma negativa, debido a que el contribuyente no sabe cómo actuar ante las circunstancias, quizás por desidia, desconocimiento o incluso falta de experiencia.

Vale acotar que para comenzar el proceso, el contribuyente recibe una citación para una verificación. En este caso se sugiere atender la notificación dentro de la fecha establecida. Cabe destacar que la comprobación de tributos suele caracterizarse por ser parcial o general. 

Sin embargo, si estas notificaciones no especifican lo contrario, entonces las mismas poseen carácter general.

Aspectos a considerar al inicio de una Inspección de Hacienda

Es necesario mencionar que los agentes tributarios, únicamente podrán acceder a las instalaciones de una empresa, siempre que el propietario o apoderado, administrador o gerente lo permita.

Este agente debe presentar una autorización escrita del delegado de Hacienda de la zona o de domicilio fiscal correspondiente, para poder ingresar a la institución.

En caso de negar la entrada, aún con dicha autorización, entonces el contribuyente recibirá una orden judicial. De esta forma ya no podrá obstaculizar el acceso del agente tributario y la Inspección se realizará sin necesidad de que comparezca el representante de la empresa.

Por el contrario, si no se le ha negado el acceso a las instalaciones, entonces el agente deberá esperar que se presente el titular o representante de la empresa, a fin de comenzar la comprobación tributaria.

Vale mencionar que de acuerdo con lo establecido en el artículo 147 de la LGT, se requiere la presencia del titular o representante legal de la empresa, para informarle el alcance y la naturaleza de la Inspección tributaria.

Al mismo tiempo, el contribuyente está en el derecho de ser acompañado del asesor fiscal o abogado de la empresa. Es por ello que se podrá solicitar su presencia antes de iniciar el proceso. 

Cabe resaltar que si se niega este derecho, debe alegarse tal situación en el Acta de Comparecencia. 

Otro aspecto a considerar al momento de una Inspección de Hacienda es solicitar el documento de identificación del agente tributario. Este funcionario deberá dar a conocer los motivos de la visita, así como los documentos e información que solicitaron al representante de la empresa.

Por otra parte, cabe destacar que las inspecciones deberán ejecutarse durante los horarios comerciales de la empresa, a menos que una orden judicial determine lo contrario.

Aspectos a considerar durante una Inspección de Hacienda

En el supuesto caso que los funcionarios tributarios requieran el uso de los ordenadores de la empresa, el contribuyente no deberá negarse a tal solicitud. Sin embargo, si los agentes no los respetan, se debe alegar este hecho en el Acta de Comparecencia, considerando las normas que los amparan. Entre ellas:

• Ley General Tributaria, 58/2003 establecida el 17 de diciembre.
• Real Decreto 1065/2007 instituido el 27 de julio.
• Ley Orgánica 15/1999 establecida el 13 de diciembre, relacionada con la Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
• Real Decreto 1720/2007, así como el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 del 13 de diciembre (RLOPD).
• Todas aquellas Leyes y Decretos específicos de algunos sectores de actividad que correspondan.

Por otra parte, es fundamental presentar y facilitar cada documento relacionado con aspectos tributarios que sean solicitados, tales como los libros contables y auxiliares, los archivos informáticos, programas. Además de las facturas de ejercicios no prescritos.

Cabe resaltar que el contribuyente puede negar el acceso a las cajas fuertes, a los cajones que se encuentren bajo llave u otros similares que contengan documentos o datos de carácter confidencial, que puedan de una u otra forma, afectar a la intimidad y al derecho de inviolabilidad de correspondencia.

Durante la Inspección de Hacienda, no se deben realizar registros, a excepción de una orden judicial. Es necesario mencionar que los funcionarios pueden retirarse de la empresa con archivos y copias del disco duro.

Aunque, del disco duro, solo podrá copiarse información contable y fiscal. Ningún dato con carácter confidencial, como es el caso de los datos médicos o de abogados.

Otro dato para saber cómo actuar ante la Inspección de Hacienda hace referencia a las interrogaciones que los funcionarios les pueden efectuar a los trabajadores, considerando el área en la cual estos se desempeñan. A pesar de sentir nervios, se sugiere pensar las respuestas, decir siempre la verdad y procurar no cometer incoherencias.

Finalmente, una vez identificados los funcionarios y apoyados con los asesores o abogados de la empresa, se recomienda colaborar amablemente al inicio y durante estos procedimientos.

Es necesario mencionar que si se obstruye la Inspección de Hacienda, se puede establecer una sanción que podrá llegar hasta el 2 % de la cifra del último ejercicio declarado en la empresa. La misma se establece generalmente entre 20.000 € (mínimo) y 600.000 € (máximo).