Los procedimientos de inspección fiscal a empresas no es algo fuera de lo común, de hecho son bastante frecuentes y no tiene que ser tomado con temor a caer en una sanción, sino atenderla de manera eficaz.

¿Qué es una inspección fiscal?

La inspección fiscal está regulada por la Ley General Tributaria y se realiza mediante un examen exhaustivo de documentos, libros, contabilidad, ficheros, facturas, justificantes, correspondencia tributaria, registros, archivos informáticos, bienes y cualquier otra información sobre las obligaciones tributarias de la firma fiscalizada.

La inspección fiscal es ordenada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y llevada a cabo por los funcionarios designados para funciones de inspección de tributos, cumpliendo con las condiciones reglamentarias de ley.

Es importante señalar que los inspectores, podrán presentarse sin previa notificación en las empresas y deben ser atendidos por el obligado tributario o el encargado responsable ante Hacienda.

¿Cómo actuar ante una inspección fiscal?

La mayoría de contribuyentes no saben cómo afrontar una inspección fiscal y es recomendable contar con personal calificado, dentro de la empresa o contratar una firma de asesores en materia tributaria, que verifiquen el alcance de dicha inspección y pueda guiarlo a través de todo el proceso.

Toma en cuenta que ante una inspección tributaria, lo mejor es brindar colaboración y evitar enfrentamientos con el inspector. Es valioso crear un clima de respeto y comunicación fluida con el inspector, sin que se salga de una relación profesional, ni hablar más de la cuenta.

Una vez seas notificado del procedimiento, revisa toda documentación que pudiera ser requerida. En esto podría ayudar un asesor fiscal experimentado. Ten toda la documentación al día y sin errores, bien organizada y lista para entregarla en el plazo preciso y así evitar una posible sanción. 

En caso de una posible sanción, se recomienda manifestar conformidad ante las actuaciones realizadas por parte del fisco, esto puede hacer que la cuantía de la multa sea menor. Si la multa es inevitable, cumple con su pago en el plazo establecido a fin de no tener que abonar recargos adicionales.

Revisión de las diligencias de la inspección

Es importante verificar el contenido de las diligencias que se irán emitiendo durante la inspección fiscal. Su contenido servirá como base a futuras recurrencias sobre hechos, manifestaciones y sanciones.

Antes de firmar las diligencias de la actuación inspectora, manifiesta los hechos en los que no estés de acuerdo y asegúrate que sean debidamente anotados.

Prepárate para la inspección 

En la comunicación que recibirás del ente tributario, se informa el carácter de la inspección fiscal, el tributo al que afecta y si el alcance es parcial o general. Cuando la recibas es recomendable que te prepares con anticipación. Reúnete con tu asesor fiscal para hacer una revisión de:

• La situación fiscal del obligado tributario.
• Estado de la documentación contable.
• Revisar las principales operaciones y negocios.
• Preparar la documentación requerida.
• Revisión de las diligencias de inspección.

El objetivo es que te anticipes a la inspección identificando las posibles irregularidades que pueda detectar la AEAT para solucionarlas a tiempo.

Una vez comprobada y verificada la documentación que se va a entregar a la inspección fiscal, guarda una copia.

Motivos para realizar una inspección fiscal

Cabe destacar que las inspecciones fiscales tienen sus limitaciones y deben estar debidamente justificadas. Una de las principales causas que las motivan es que la empresa, en sus declaraciones, reflejan una rentabilidad inferior a la media de empresas de su sector.

Si tu empresa es objeto de una inspección fiscal de Hacienda podría ser para comprobar la veracidad y autenticidad de la documentación y cumplimiento de tus obligaciones tributarias, entre las más comunes están:

Solicitudes de devolución del IVA. Hacienda solicitará la presentación de los libros de facturas emitidas y recibidas para ser revisados y contrastados con los declarados por terceros.

Declaraste más gastos que ingresos durante varios trimestres consecutivos. Esto te pone en la mira de Hacienda, porque no tiene sentido llevar largos periodos de pérdidas y seguir con el negocio. El ente tributario te someterá a inspección fiscal, solicitará la revisión de tus movimientos bancarios para comprobar si todos los ingresos han sido declarados.

Presentan descuadres e inconsistencias entre las declaraciones trimestrales y la anual. Hacienda utiliza la declaración anual para asegurarse que cuadra con las trimestrales

Si tienes declaraciones pendientes por presentar. El ente tributario cuenta con alertas que indican qué contribuyentes no presentan sus declaraciones. Lo recomendable es no demorarse y así evitar fiscalizaciones, sanciones y pagos de intereses.

Deducciones por adquisición o rehabilitación de vivienda. Esta deducción debe comprobar que se cumple con todos los requisitos. Según Hacienda, este tipo de deducciones ha comprobado ser la manera más común de cometer delitos de fraude al fisco.

Por otra parte, es importante destacar que Hacienda hace inspecciones aleatorias a empresas y autónomos sin que haya sospechas de incumplimiento de sus deberes fiscales, sino que estos se encuentran dentro de un plan preestablecido según la actividad comercial y otros parámetros que los hace ser parte de selección aleatoria.

Deberes y derechos de los obligados tributarios

Si has sido notificado de la visita de los inspectores de Hacienda o si se presentan sin previo aviso, tendrás que afrontar el procedimiento con calma y apegarse a las obligaciones y derechos de ley.

Tu deber como obligado tributario, si eres requerido para una inspección, es atenderla apersonándote o enviando a tu representante, en el lugar, día y hora señalados por Hacienda para las actuaciones que tengan lugar. Es importante que vayas preparado con toda la documentación solicitada por el ente tributario.

Dentro de tus derechos como obligado tributario, tienes el derecho a solicitar al funcionario comisionado por Hacienda para efectuar la inspección fiscal, que acredite su condición y exponga el motivo de dicha inspección. 

En caso de que el inspector no aporte la documentación solicitada, el obligado tributario puede negar la entrada del funcionario a las instalaciones de su empresa.

Como obligado tributario también tienes derecho a solicitar que tu asesor fiscal se presente en la empresa mientras dura la inspección fiscal. 

Consideraciones finales

Al momento de enfrentar una inspección fiscal, es recomendable, contar con el apoyo de un experto en materia tributaria que pueda ayudar en el proceso sin estar presente durante la inspección o representando al contribuyente.

Muchas empresas contratan asesorías externas para que los asistan en todos los trámites ante Hacienda, es una opción que sugerimos tomes en cuenta.

Un asesor calificado podría resultar no solo una inversión, sino un ahorro considerable cuando se trata de mantener toda la documentación de tu negocio al día para presentarla en la inspección fiscal, evitando sanciones y multas.