El Registro Salarial Obligatorio fue aprobado por el Gobierno, en octubre de 2020 y su finalidad es que todas las empresas, públicas o privadas, lleven un registro de salarios de toda su plantilla de empleados, que estará disponible para cualquier inspección del Ministerio de Trabajo y Economía Social. 

Registro Salarial Obligatorio

El Registro Salarial es una obligación establecida por el Estatuto de los Trabajadores para que cada empresa lleve un registro de sus empleados con información completa de los salarios, complementos salariales y extra salariales, igualmente categorizado por sexo, profesión, puestos de trabajo y grupos de profesionales. 

El objetivo del Registro Salarial Obligatorio será documentar el cumplimiento de las Medidas Urgentes para la Garantía de Igualdad de Trato y Oportunidades entre Hombres y Mujeres en el Empleo y la Ocupación decretado en marzo de 2018, como protección ante la desigualdad y discriminación de género.

El Registro Salarial Obligatorio ya está en plena marcha desde abril de 2021, lo que significa que tu empresa ya debe haberlo completado, sin embargo, queremos hacer un resumen del significado de esta importante herramienta, dando respuesta a seis interrogantes claves para entender el alcance de este instrumento que asegura la igualdad salarial entre hombres y mujeres.

1  ¿Qué datos recoge el Registro Salarial Obligatorio?

El Registro Salarial Obligatorio debe reflejar los valores medios de los salarios de todos los miembros de la plantilla, incluye los complementos salariales y extra salariales clasificados por sexo, profesión y puestos de trabajo.

Lo primero que hay que hacer es crear una base de datos de todos los trabajadores de la empresa donde se recoja toda la información. Los datos a recopilar que deben ir reflejados en el registro son los siguientes:

Datos del trabajador:

• Sexo
• Fecha de nacimiento
• Nivel Educativo
• Carga familiar 
• Hijos menores de 18 años
• Hijos mayores de 25 años con discapacidad
• Nacionalidad
• Experiencia anterior
• Formación de entrada

Contrato:

• Fecha de contratación
• Antigüedad 
• Tipo de contrato
• Horas anuales de trabajo
• Tipo de jornada
• Jornadas trabajadas
• Horas anuales de capacitación
• Salario inicial

Cargo actual:

• Cargo o nombre del puesto de trabajo
• Departamento
• Fecha desde toma del puesto actual

Retribuciones salariales:

• Salario base
• Total de complementos salariales
• Complementos no salariales
• Días con baja laboral
• Retribuciones dinerarias
• Horas extras trabajadas y retribución por cada una.

Con todos los datos recabados, se pueden obtener los valores exigidos por el Registro Salarial Obligatorio, ordenados por género, grupo profesional, puesto de trabajo con todos los valores medios salariales y extrasalariales de cada uno de los trabajadores.

Aquí se hace relevante el trabajo del departamento de Recursos Humanos quien será el responsable de elegir el método más práctico, como por ejemplo un programa especializado en gestión de personal, que permita visualizar y graficar con exactitud todos los factores de medición y presentar un Registro Salarial transparente.

2.  ¿Qué empresas deben llevar estos registros?

Todas las empresas, sin importar su tamaño, ni la cantidad de trabajadores de su plantilla. Según los últimos datos del Directorio Central de Empresas, existen en el país cerca de 1,5 millones de compañías con trabajadores asalariados, de las cuales 900.000 tienen solo 1 o 2 empleados.

3.  ¿Qué trabajadores deben incluirse en el Registro?

Todos los miembros de la plantilla sin excepción, incluyendo directivos y personal de altos cargos, independientemente de su tipo de contrato o antigüedad en la empresa.

4. ¿Cómo elaborar y presentar el Registro?

En el portal web del Ministerio de Trabajo se encuentra el formulario denominado Herramienta de Registro Retributivo y su guía de uso, las cuales pueden ser descargadas de manera gratuita.

Esta herramienta fue elaborada con la participación del Ministerio de Igualdad, empresarios y sindicatos para llegar a un consenso que beneficia a todos por igual.

Si el departamento responsable de la contratación de personal, ha sido meticuloso en la recopilación de los datos de cada trabajador y mantiene sus bases de datos actualizadas, le será más fácil rellenar la herramienta y realizar su registro sin inconvenientes.

Auditoría Retributiva

Todas las empresas que tengan más de 50 trabajadores, están obligadas a hacer un plan de Igualdad y al momento de presentar el Registro Salarial Obligatorio deberán adjuntar una auditoría retributiva. 

Cabe destacar que actualmente solo estaban obligadas a tener un plan de igualdad las empresas de más de 100 trabajadores, no obstante, según el nuevo reglamento, que entrará en vigor a partir del 7 de marzo de 2022, la cantidad de trabajadores para el plan de igualdad será de 50. 

Diagnóstico de la situación retributiva 

Para actuar esta auditoría, la ley exige que las empresas hagan un diagnóstico completo que incluya la evaluación de las características de cada puesto de trabajo y asignarle una puntuación.

Obtenida toda la información de la auditoría, si en los resultados se reflejase faltas a los preceptos legales de igualdad de salarios sin importar género del trabajador, las compañías deben definir un plan correctivo de las desigualdades retributivas.

5. ¿En qué fecha se debe hacer el Registro Salarial?

El Registro Salarial Obligatorio debe hacerse anualmente y contendrá todas las retribuciones percibidas por la plantilla entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año correspondiente.

Si se han producido algunos cambios sustanciales en las retribuciones de la plantilla, el registro debe actualizarse y presentarse aunque no haya transcurrido el año.

Cabe destacar que no es necesario inscribir el Registro Salarial Obligatorio o entregarlo en los organismos competentes. 

La empresa debe guardarlo y tenerlo a disposición de las autoridades en caso de inspección presencial del Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad o para atender solicitud de alguno de los trabajadores  de la empresa.

6. ¿Qué sanciones se estipulan por incumplimiento? 

El incumplimiento en la entrega del Registro Salarial Obligatorio es considerado una infracción grave y será sancionada con multa de 751 a los 7.500 euros. Otras sanciones son aplicadas a las empresas por no cumplir con las medidas de igualdad, entre ellas el perder ayudas y subvenciones o cualquier otro beneficio de los programas de empleo.

Importancia del Registro Salarial Obligatorio

El Registro Salarial Obligatorio se encarga de prevenir y corregir las posibles deficiencias o desigualdades que pudiesen existir en las empresas con respecto a los trabajadores quienes pudieran encontrar trabas en su promoción profesional o económica derivadas de decisiones empresariales no justificadas y fuera del contexto legal.