Contratar a tu primer empleado —o ampliar tu plantilla— es un momento clave en la vida de cualquier empresa o startup. Sin embargo, el proceso de contratación en España implica una serie de trámites administrativos, obligaciones legales y plazos estrictos que pueden resultar abrumadores si no se cuenta con el apoyo adecuado. Es aquí donde una gestoría laboral marca la diferencia.

En este artículo te explicamos en detalle cómo una gestoría especializada en el área laboral puede acompañarte en cada etapa del proceso de contratación, evitarte sanciones y liberarte de cargas administrativas para que puedas centrarte en hacer crecer tu negocio.

¿Qué es una gestoría laboral y qué funciones tiene?

Una gestoría laboral es el departamento o servicio profesional encargado de gestionar todo lo relacionado con los recursos humanos desde el punto de vista administrativo y legal: contratos de trabajo, afiliaciones a la Seguridad Social, nóminas, bajas y altas, y cumplimiento de la normativa laboral vigente.

Para muchas pymes y startups, contar con una gestoría laboral externa equivale a tener su propio departamento de RRHH, sin necesidad de contratar personal interno especializado.

Diferencia entre gestoría laboral, asesoría laboral y consultoría de RRHH

Aunque los términos se usan a menudo de forma intercambiable, existen matices importantes:

• Gestoría laboral: se centra en la gestión y tramitación administrativa (contratos, nóminas, Seguridad Social).
• Asesoría laboral: ofrece también orientación estratégica y legal sobre relaciones laborales, despidos, negociación colectiva o conflictos.
• Consultoría de RRHH: abarca aspectos más amplios como selección de personal, cultura organizacional o formación.

En la práctica, muchas gestorías como Ocontech integran los tres enfoques para ofrecer un servicio verdaderamente integral.

El proceso de contratación de empleados paso a paso

Contratar a un trabajador en España no se limita a firmar un contrato. Implica una secuencia de pasos con plazos legales que deben cumplirse con precisión.

1. Elección del tipo de contrato adecuado

Uno de los primeros —y más importantes— pasos es elegir la modalidad contractual que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa y del trabajador. Desde la reforma laboral de 2022, el marco contractual se ha simplificado, pero sigue siendo esencial tomar la decisión correcta para evitar problemas futuros.

Los tipos de contrato más habituales son:

• Contrato indefinido ordinario: la modalidad por defecto tras la reforma laboral.
• Contrato fijo discontinuo: para trabajos de naturaleza estacional o intermitente.
• Contrato formativo: orientado a jóvenes en prácticas o en formación dual.
• Contrato temporal por circunstancias de la producción: para picos de actividad puntuales.

Una gestoría laboral te ayuda a identificar cuál es el contrato más adecuado en función de tu actividad, el convenio colectivo aplicable y los posibles beneficios en cotizaciones o bonificaciones disponibles.

2. Alta previa en la Seguridad Social

Antes de que el trabajador comience a prestar sus servicios, la empresa debe darle de alta en la Seguridad Social a través del Sistema RED. Este trámite debe realizarse con carácter previo al inicio de la actividad laboral —o, en algunos casos, el mismo día de inicio—, y un retraso puede acarrear sanciones económicas importantes.

La gestoría laboral se encarga de gestionar este alta de forma automática, asegurando que los plazos se cumplan sin que tengas que preocuparte.

3. Comunicación del contrato al SEPE

Todo contrato de trabajo debe ser comunicado al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo de 10 días hábiles desde su firma. Este trámite, conocido como alta contractual, se realiza a través de la plataforma Contrat@, y su incumplimiento puede derivar en infracciones laborales.

4. Gestión del período de prueba

El contrato puede incluir un período de prueba cuya duración varía según el convenio colectivo y la categoría profesional del trabajador. La gestoría te informa sobre los plazos aplicables y las condiciones bajo las cuales puede ejercerse este derecho, para evitar reclamaciones posteriores.

5. Elaboración y entrega de la nómina mensual

Una vez iniciada la relación laboral, la empresa está obligada a elaborar y entregar una nómina mensual al trabajador, con el desglose de retribuciones, cotizaciones a la Seguridad Social y retenciones de IRPF. La gestoría laboral asume esta tarea de forma recurrente, garantizando que los cálculos sean correctos y que los importes se ajusten a los cambios normativos.

Bonificaciones y ayudas a la contratación: ¿las conoces todas?

Uno de los grandes valores añadidos de contar con una gestoría laboral es que te mantiene informado sobre todas las bonificaciones y deducciones en las cuotas de la Seguridad Social disponibles para tu empresa al contratar ciertos perfiles.

Principales bonificaciones vigentes en España

Entre las más relevantes se encuentran:

• Contratación de jóvenes menores de 30 años en situación de desempleo.
• Contratación de personas mayores de 52 años o parados de larga duración.
• Contratación de personas con discapacidad.
• Transformación de contratos en prácticas a indefinidos.
• Bonificaciones para empresas de nueva creación o startups en determinadas condiciones.

Una gestoría experta revisa proactivamente tu situación para asegurarse de que no estás dejando ninguna bonificación sobre la mesa.

Obligaciones continuas tras la contratación

La relación con la gestoría laboral no termina una vez firmado el contrato. A lo largo de toda la vida laboral del trabajador, la empresa tiene obligaciones periódicas que deben gestionarse con rigor.

Gestión mensual de nóminas y seguros sociales

Cada mes, la empresa debe liquidar las cotizaciones a la Seguridad Social a través del Sistema de Liquidación Directa. La gestoría gestiona estos trámites dentro de plazo, evitando recargos por presentación tardía.

Control de absentismo, bajas y IT

Cuando un trabajador causa baja por enfermedad común, accidente laboral u otras contingencias, la empresa debe tramitar la correspondiente parte de baja ante la Seguridad Social y la mutua. La gestoría laboral se encarga de toda la gestión documental asociada.

Actualización salarial según convenio

Los convenios colectivos establecen revisiones salariales periódicas y nuevas condiciones de trabajo que la empresa está obligada a cumplir. La gestoría te mantiene al día de cualquier modificación que afecte a tu sector y categoría de trabajadores.

Riesgos de gestionar la contratación sin apoyo profesional

Gestionar la contratación de personal sin el apoyo de una gestoría laboral puede parecer una forma de ahorrar costes a corto plazo, pero los riesgos superan con creces ese ahorro aparente.

Sanciones por incumplimiento de plazos

La normativa laboral española establece plazos estrictos para el alta en la Seguridad Social, la comunicación de contratos y la presentación de seguros sociales. Un error o retraso puede generar sanciones que oscilan entre cientos y miles de euros, según la gravedad de la infracción.

Contratos incorrectos o fraude de ley

Elegir una modalidad contractual inadecuada —o redactar un contrato con cláusulas que no se ajustan a la ley— puede derivar en una conversión forzosa a contrato indefinido, reclamaciones de los trabajadores o actuaciones de la Inspección de Trabajo.

Errores en nóminas y cotizaciones

Los errores en el cálculo de retenciones de IRPF o cotizaciones a la Seguridad Social pueden generar reclamaciones por parte del trabajador o liquidaciones complementarias de la Administración.

Por qué elegir Ocontech como tu gestoría laboral en Barcelona

En Ocontech llevamos más de 15 años actuando como el departamento de Recursos Humanos externo de pymes y startups en Barcelona. Nuestro equipo de especialistas en el área laboral te acompaña en cada etapa del proceso de contratación: desde la elección del contrato más adecuado hasta la gestión mensual de nóminas y seguros sociales.

Nos especializamos en empresas de nueva creación y startups que necesitan escalar su equipo rápidamente sin perder el foco en su actividad principal. Gestionamos todos los trámites con la Seguridad Social, el SEPE y la AEAT para que tú solo tengas que preocuparte de hacer crecer tu negocio.

Si estás pensando en contratar tu primer empleado o ampliar tu plantilla, contacta con nuestro equipo y te asesoramos sin compromiso.

Preguntas frecuentes sobre la contratación de empleados

¿Cuánto tiempo antes del inicio hay que dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?

El alta debe tramitarse con carácter previo al inicio de la actividad laboral. En la práctica, muchas gestorías lo tramitan el mismo día o el día anterior para evitar cualquier contingencia.

¿Qué ocurre si no se comunica el contrato al SEPE en plazo?

No comunicar el contrato al SEPE en los 10 días hábiles siguientes a su firma constituye una infracción leve que puede sancionarse económicamente. En caso de reincidencia, la sanción puede incrementarse.

¿Una startup puede beneficiarse de bonificaciones a la contratación?

Sí. Las startups y empresas de nueva creación pueden acceder a diversas bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social dependiendo del perfil del trabajador contratado y de las características de la empresa. Una gestoría laboral es el mejor aliado para identificar y aplicar estas ventajas desde el primer momento.

¿Qué es el convenio colectivo y cómo afecta a mi empresa?

El convenio colectivo es el acuerdo negociado entre los representantes de los trabajadores y los empresarios de un sector que regula las condiciones laborales mínimas: salario, jornada, vacaciones, categorías profesionales, etc. Toda empresa está adscrita a un convenio colectivo según su actividad, y su incumplimiento puede acarrear sanciones graves.

¿Tienes dudas sobre cómo contratar a tu equipo? En Ocontech estamos aquí para ayudarte. Contáctanos y cuéntanos tu caso.